Trasloco ufficio e trasloco aziendale: cosa fare?

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Devi traslocare un’azienda o vuoi sapere come organizzare un trasloco di ufficio? In questo articolo troverai le informazioni fondamentali su cosa fare per eseguire il trasferimento in modo efficiente.

Trasloco di un ufficio – Elementi principali

Pianificazione

Che si tratti di un trasloco studio legale o di un trasloco azienda un elemento è imprescindibile: la pianificazione.

Senza un’adeguata progettualità possono emergere problematiche che rischiano di causare ritardi e danni economici. Per un’azienda è fondamentale ottimizzare i tempi del trasloco dell’ufficio in modo tale da minimizzare il periodo di interruzione delle attività e assicurare la continuità lavorativa.

È quindi preferibile organizzare il trasloco ufficio in un momento in cui il lavoro è sospeso oppure in una fase stagnante: per questo possono essere scelti i giorni del fine settimana oppure un arco di tempo durante il periodo di chiusura per le vacanze.

Un trasloco efficiente è programmato con congruo anticipo, in modo tale da consentire la preparazione del materiale da trasferire e da assicurarsi l’intervento di una ditta di trasporti.

Affidarsi ai professionisti

Data la complessità del lavoro e la necessità di rispettare rigide tempistiche è consigliabile evitare il fai da te e affidarsi invece a una ditta di traslochi specializzata.

Un’impresa di questo tipo possiede i mezzi, gli strumenti e le competenze per eseguire il trasloco per ufficio in modo ordinato e con bassa probabilità di provocare danni ai mobili e alle apparecchiature (in particolare le infrastrutture informatiche, come ad esempio le stampanti multifunzione professionali che gli operai specializzati sanno trasportare con facilità e in sicurezza).

Usufruire di un’azienda di questo tipo consente di effettuare le operazioni di trasloco di ufficio in breve tempo (anche in un giorno, per le aziende di piccole dimensioni).

Responsabilizzazione e partecipazione

Il ricorso a una ditta di traslochi non deve però esulare il direttivo e i dipendenti dalla cooperazione al trasloco.

È importante che i lavoratori vengano resi partecipi dell’organizzazione del trasloco e che si occupino dell’impacchettamento delle cose di loro competenza. Archivi, fatture, documenti relativi ai clienti hanno un loro proprio particolare ordine e classificazione: per essere mantenuto durante le operazioni di trasferimento è fondamentale che ogni dipendente si dedichi a organizzare trasloco ufficio per la parte che lo riguarda.

Inoltre, durante le attività di preparazione del trasloco è molto utile che sia sempre presente un responsabile aziendale che distribuisca il materiale per l’imballaggio, coordini il lavoro e attribuisca compiti e competenze, e che stenda liste di inventario.

Si deve approfittare dell’occasione del trasloco per eseguire un significativo decluttering di documenti e attrezzature. Questa selezione tra oggetti indispensabili e cose diventate inutili e superflue permette di alleggerire il carico di lavoro durante il trasloco: gli archivi obsoleti possono venire distrutti, computer e mobilio in disuso possono essere donati a soggetti terzi o agli stessi dipendenti. Lo scopo principale è ridurre gli sprechi: di tempo, di spazio, di energia!

È quindi possibile procedere all’inscatolamento, iniziando dalle cose meno utili nel quotidiano e continuando progressivamente a impacchettare tutto avvicinandosi alla data del trasloco.

Una volta a destinazione 

Arrivati nella nuova sede, se si è stati lungimiranti e previdenti l’allacciamento delle utenze di acqua, energia e telecomunicazioni sono state eseguite, e sono state adempiute le formalità burocratiche come la destinazione catastale e i requisiti ambientali dei locali. Clienti, fornitori e manutentori sono stati informati sul cambio di indirizzo tramite avviso e con un cartello sulla vecchia sede. 

Una chiara e corretta etichettatura degli scatoloni permette agli operai della ditta di trasloco di collocare il materiale nello spazio in cui è necessario, secondo le indicazioni del responsabile aziendale. I mobili verranno rimontati nella loro destinazione finale dagli operai dell’impresa e il nuovo ufficio inizierà a prendere forma.

In questa fase è necessario avere a disposizione i tecnici informatici, che disporranno i computer al loro posto e potranno installare la rete aziendale.

È quindi possibile prepararsi per iniziare a lavorare.

Costi trasloco azienda

Dopo aver letto i consigli trasloco ufficio l’ultima cosa di cui parlare sono i costi da sostenere.

È molto difficile dare a priori un prezzo per il trasloco ufficio. Molti fattori entrano in gioco per definire il costo finale:

  • numero e volume degli oggetti
  • accessibilità dei locali
  • distanza fra le due sedi

In questo modo un trasloco nella stessa città è ovviamente meno impegnativo che uno in un’altra regione; un trasloco dal piano terra è più economico di uno ai piani alti di un grattacielo.

Dati orientativi sul numero di oggetti possono essere i seguenti:

  • 100€ per il trasporto di 10 scatoloni 60x40x40

…o in base al numero di stanze:

  • 250-400 € per 1-2 stanze
  • 500-800 € per 3-4 stanze
  • 1000 – 1500€ per 5-6 stanze

Un trasloco ufficio Roma può costare dai 300 ai 1500 €, un trasloco ufficio Milano dagli 800 ai 1500€.

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